Módulo: Pqrs
Gestión Integral PQRS para Propiedad Horizontal con Radicación de Tickets.
Optimice la administración de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en su copropiedad mediante nuestro sistema PQRS con asignación de tickets, recepción, respuesta, seguimiento y cierre, con total transparencia en cada solicitud.
Centralice, controle y optimice la gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) en su copropiedad con un sistema digital.
Gestión Inteligente de PQRS
para Residentes y Administración
Este módulo es, sin duda, la herramienta más potente para la administración y la convivencia. Convierte los temas complejos en procesos ordenados y audibles. A través de la Radicación Unica de Tickets, cada PQRS (Petición, Queja, Reclamo, o Sugerencia) entra en un flujo de trabajo claro, donde el residente y la administración pueden hacer seguimiento a cada solicitud.
Eliminamos la incertidumbre y garantizamos una respuesta oportuna y formal para cada caso, protegiendo el bienestar y la armonía comunitaria.
- Registro digital de PQRS 24/7: Los residentes pueden crear solicitudes desde cualquier dispositivo sin desplazamientos ni intermediarios.
- Asignación automática de ID Ticket: Cada PQRS genera un ticket único, permitiendo identificar, clasificar y gestionar cada caso de forma independiente, evitando pérdidas de información o duplicidad.
- Clasificación inteligente de solicitudes: Segmentación automática por tipo (petición, queja, reclamo o sugerencia), prioridad, área responsable y nivel de urgencia.
- Trazabilidad completa en tiempo real: Seguimiento detallado desde la creación hasta el cierre, con historial de acciones, responsables y tiempos de respuesta.
- Adjunto de evidencias: Posibilidad de subir fotos, video, documentos o archivos que respalden la solicitud.
Proceso de Gestión y Seguimiento de PQRS: De la Radicación al Cierre
Para garantizar la eficiencia, el sistema sigue un flujo detallado que empodera a ambas partes y asegura la trazabilidad..
Radicación Única de PQRS
El usuario completa un formulario fácil e intuitivo en el sistema, detallando el tipo de solicitud (Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia) y adjuntando las pruebas necesarias (fotos, videos, documentos).
Asignación Inmediata de Ticket Único
Al radicar, el sistema genera automáticamente un Ticket Unico de PQRS, un número de seguimiento que se comunica al usuario.
Este ticket garantiza que la solicitud no se pierda y permite auditar cada paso.
Proceso de Gestión Administrativa
La administración asigna prioridad y escala al departamento responsable de solucionar y/o dar respuesta según Manual de Gestión de Pqrs de la propiedad horizontal.
Cierre Formal y Notificación de Respuesta
Una vez resuelto el caso, la administración registra la respuesta formal. El usuario recibe una notificación inmediata y se marca como ‘Cerrado’, manteniendo el registro histórico de la comunicación y la solución.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es el propósito fundamental del Módulo de PQRS?
El propósito es profesionalizar y centralizar la gestión de PQRS en la copropiedad, eliminando intermediarios y malentendidos. A través de la Radicación Única de Tickets, garantizamos igualdad de oportunidades para todos los residentes y transparencia absoluta en el proceso de atención, facilitando la convivencia y protegiendo el patrimonio de todos.
¿Qué tipos de solicitudes se pueden radicar como PQRS?
El sistema es totalmente flexible y permite radicar: Peticiones (solicitudes de información, copias de documentos), Quejas (insatisfacción con servicios, convivencia), Reclamos (exigencia de solución por fallas), Sugerencias (ideas para mejorar), y cualquier otro tipo de comunicación formal que requiera seguimiento administrativa.
¿Cómo se realiza la Asignación del Ticket y para qué sirve?
Al radicar, el sistema genera automáticamente un Ticket Unico de PQRS. Este número de seguimiento es esencial porque permite a residentes y administración consultar el estado, ver el historial de comunicación, y garantizar una respuesta oportuna. Es el elemento clave para la trazabilidad y la transparencia en todo el proceso.
¿El sistema cumple con el Proceso Legal y de Habeas Data?
Sí, el sistema está diseñado para cumplir con los requisitos legales y las políticas de Habeas Data (Ley 1581 de 2012). Los datos sensibles y las comunicaciones formales están protegidos y solo son visibles para las personas autorizadas, asegurando confidencialidad y formalidad jurídica en cada PQRS.
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